en
Эл. почта: mail@1-engineer.ru
Центральный офис: Московская область, г. Химки ул. Ленинградская, стр. 25
Главная Новости Ждём поставку. Как снизить риски при закупке оборудования для вашего проекта

Ждём поставку. Как снизить риски при закупке оборудования для вашего проекта

Выбор поставщика и закупка оборудования для проекта строительства, реконструкции или технического перевооружения — задача непростая в принципе. Техническое соответствие, надежность, цена, сроки поставки и возможность синхронизации доставки с графиком проекта — правильное решение зависит от поиска ответов на множество вопросов. В новых реалиях неизвестных оказывается еще больше, чем прежде.

О том, какие подводные камни ждут вас в работе с производителями и поставщиками оборудования сегодня и как снизить собственные риски и издержки, расскажем сегодня.

Самостоятельная закупка оборудования

В рамках проектов строительства и реконструкции список необходимого оборудования и материалов обширный, а их доля в общем бюджете часто превышает от 60 до 80 % от суммы стоимости объекта.

Поэтому вполне объяснимо, что самостоятельная закупка часто рассматривается заказчиком строительства как способ обеспечить прозрачное ценообразование и снизить сумму общих затрат.

Подход этот вполне резонный при условии, что у вас есть достаточный внутренний ресурс для осуществления закупочной деятельности.

Каким он должен быть и может ли штатный отдел закупки производственного предприятия справиться с проектной закупкой?

Для понимания масштаба задачи приведем небольшой пример из практики «Первого инженера». В проекте по внедрению системы контроля и управления 2 энергоблоков ГРЭС:

  • список оборудования для отдела закупки состоял из 650 номенклатурных позиций,
  • для закупки основного энергетического оборудования мы заключили контракты с 12 компаниями,
  • для закупки вспомогательного оборудования и материалов мы рассмотрели предложения от 67 поставщиков, а в итоге заключили контракты с 20 компаниями,
  • всего в рамках у нас было 32 контракта с поставщиками, из них 8 — с иностранными, требовавшими работы специалистов по ВЭД,
  • для доставки оборудования мы привлекли 6 транспортных компаний, а общий объем доставляемого груза составил 45 машин,
  • в составе команды, отвечавшей за организацию закупки и доставки оборудования, работали: 2 специалиста технического отдела, менеджер проекта, начальник отдела закупок, менеджер по закупкам, логист.

Даже с точки зрения документооборота любая закупка, а особенно осуществляемая за пределами РФ, требует значительных затрат времени — сотрудников отдела закупки и смежных подразделений финансового отдела и юридической службы. Оцените загрузку этих подразделений в вашей компании, чтобы понять, как повлияет работа над проектом на их выполнение их основных задач. Вполне вероятно, что вам придется усилить кадровый ресурс. Количественно и качественно, если опыта в работе с импортом или с оборудованием ваш отдел закупки не имеет.

Управление рисками

Принимая решение о самостоятельной закупке, важно четко представлять особенности работы с поставщиками оборудования.

  • Иностранные производители далеко не всегда имеют в штате специалистов, владеющих русским (а в случае с азиатскими компаниями и английским) языком, поэтому важно, чтобы уровень владения иностранным языком ваших сотрудников позволял осуществлять эффективную техническую коммуникацию.
  • Подбор и закупка оборудования всегда требует участия технических специалистов со стороны покупателя, чтобы гарантировать соответствие закупаемых позиций техническому заданию.
  • Прежде чем заключать контракты, следует убедиться благонадежности поставщиков, как отечественных, так и иностранных. Имейте в виду, что привычные в российской практике инструменты проверки финансовой устойчивости потенциальных контрагентов (финансовые показатели, бухгалтерская отчетность, судебная история) не помогут вам изучении иностранных поставщиков. Придется искать и проверять отзывы, запрашивать финансовые документы, а в отдельных случаях — выезжать и проверять производство лично.

В 2022 году к ним добавились:

  • необходимость поиска альтернативы традиционным производителям и выбора между компаниями с минимальными референциями на отечественном рынке,
  • трудности с оплатой иностранным поставщикам,
  • ограничение на ввоз/вывоз отдельных групп оборудования,
  • сроки, сложность и стоимость доставки,
  • необходимость более тщательного контроля работы отечественных поставщиков, использующих импортные комплектующие в производстве,
  • гарантийные обязательства иностранные производители сегодня предоставляют крайне осторожно. Поэтому если вы приобретаете оборудование самостоятельно, его ремонт с высокой долей вероятности станет вашей проблемой

Дежавю

Проблемы, которые приходится решать инженерным командам сегодня, похожи на те, с которыми весь мир столкнулся во времена пандемии. Тогда привычные практики организации закупок пришлось пересматривать из-за:

  • остановки производства на значительной части заводов-изготовителей, закрытия складов,
  • трудностей в организации доставки в связи с закрытием границ и внутренними ограничениями на всех участках транспортных маршрутов,
  • вынужденного замедления процессов коммуникации с поставщиками,
  • постоянно изменяющихся правил и ограничений на уровне стран и регионов.

Те, кто занимался закупкой и доставкой оборудования в этот период, серьезно нарастили собственные компетенции в решении нестандартных задач и в работе в изменяющихся условиях. Расширили географию поставщиков и партнеров среди транспортных компаний, увеличили складские запасы, научились работать со сложными маршрутами и сочетать несколько способов доставки для ускорения процессов и обхода действовавших препятствий. Сегодня эти практики помогают достаточно динамично решать задачи закупки и доставки в новых реалиях.
Тем, кто будет решать задачу закупки оборудования впервые, все эти нестандартные решения придется искать сегодня.

А что потом?

Одно из преимуществ ЕРС — один ответственный как за реализацию проекта качественно и в срок, так и за работу объекта после его запуска в эксплуатацию.
Важно понимать, что если закупку оборудования выполняет заказчик строительства самостоятельно, то вопрос выполнения гарантийных обязательств ему также придется самостоятельно решать с каждым поставщиком. Гарантия подрядчика не будет распространяться на исправность оборудования в составе объекта, а значит, собственнику предприятия предстоит самостоятельно работать с сервисными службами поставщика. Вопросы качественной технической коммуникации и требования к владению языком в этом случае так же актуальны, как и на стадии закупки.
В случае, если закупка оборудования выполняется подрядчиком, то любая неисправность — его зона ответственности, а взаимоотношения между вендором и подрядчиком по вопросам гарантии не потребуют участия клиента.