Выбор поставщика и закупка оборудования для проекта строительства, реконструкции или технического перевооружения — задача непростая в принципе. Техническое соответствие, надежность, цена, сроки поставки и возможность синхронизации доставки с графиком проекта — правильное решение зависит от поиска ответов на множество вопросов. В новых реалиях неизвестных оказывается еще больше, чем прежде.
О том, какие подводные камни ждут вас в работе с производителями и поставщиками оборудования сегодня и как снизить собственные риски и издержки, расскажем сегодня.
Самостоятельная закупка оборудования
В рамках проектов строительства и реконструкции список необходимого оборудования и материалов обширный, а их доля в общем бюджете часто превышает от 60 до 80 % от суммы стоимости объекта.
Поэтому вполне объяснимо, что самостоятельная закупка часто рассматривается заказчиком строительства как способ обеспечить прозрачное ценообразование и снизить сумму общих затрат.
Подход этот вполне резонный при условии, что у вас есть достаточный внутренний ресурс для осуществления закупочной деятельности.
Каким он должен быть и может ли штатный отдел закупки производственного предприятия справиться с проектной закупкой?
Для понимания масштаба задачи приведем небольшой пример из практики «Первого инженера». В проекте по внедрению системы контроля и управления 2 энергоблоков ГРЭС:
- список оборудования для отдела закупки состоял из 650 номенклатурных позиций,
- для закупки основного энергетического оборудования мы заключили контракты с 12 компаниями,
- для закупки вспомогательного оборудования и материалов мы рассмотрели предложения от 67 поставщиков, а в итоге заключили контракты с 20 компаниями,
- всего в рамках у нас было 32 контракта с поставщиками, из них 8 — с иностранными, требовавшими работы специалистов по ВЭД,
- для доставки оборудования мы привлекли 6 транспортных компаний, а общий объем доставляемого груза составил 45 машин,
- в составе команды, отвечавшей за организацию закупки и доставки оборудования, работали: 2 специалиста технического отдела, менеджер проекта, начальник отдела закупок, менеджер по закупкам, логист.
Даже с точки зрения документооборота любая закупка, а особенно осуществляемая за пределами РФ, требует значительных затрат времени — сотрудников отдела закупки и смежных подразделений финансового отдела и юридической службы. Оцените загрузку этих подразделений в вашей компании, чтобы понять, как повлияет работа над проектом на их выполнение их основных задач. Вполне вероятно, что вам придется усилить кадровый ресурс. Количественно и качественно, если опыта в работе с импортом или с оборудованием ваш отдел закупки не имеет.
Управление рисками
Принимая решение о самостоятельной закупке, важно четко представлять особенности работы с поставщиками оборудования.
- Иностранные производители далеко не всегда имеют в штате специалистов, владеющих русским (а в случае с азиатскими компаниями и английским) языком, поэтому важно, чтобы уровень владения иностранным языком ваших сотрудников позволял осуществлять эффективную техническую коммуникацию.
- Подбор и закупка оборудования всегда требует участия технических специалистов со стороны покупателя, чтобы гарантировать соответствие закупаемых позиций техническому заданию.
- Прежде чем заключать контракты, следует убедиться благонадежности поставщиков, как отечественных, так и иностранных. Имейте в виду, что привычные в российской практике инструменты проверки финансовой устойчивости потенциальных контрагентов (финансовые показатели, бухгалтерская отчетность, судебная история) не помогут вам изучении иностранных поставщиков. Придется искать и проверять отзывы, запрашивать финансовые документы, а в отдельных случаях — выезжать и проверять производство лично.
В 2022 году к ним добавились:
- необходимость поиска альтернативы традиционным производителям и выбора между компаниями с минимальными референциями на отечественном рынке,
- трудности с оплатой иностранным поставщикам,
- ограничение на ввоз/вывоз отдельных групп оборудования,
- сроки, сложность и стоимость доставки,
- необходимость более тщательного контроля работы отечественных поставщиков, использующих импортные комплектующие в производстве,
- гарантийные обязательства иностранные производители сегодня предоставляют крайне осторожно. Поэтому если вы приобретаете оборудование самостоятельно, его ремонт с высокой долей вероятности станет вашей проблемой
Дежавю
Проблемы, которые приходится решать инженерным командам сегодня, похожи на те, с которыми весь мир столкнулся во времена пандемии. Тогда привычные практики организации закупок пришлось пересматривать из-за:
- остановки производства на значительной части заводов-изготовителей, закрытия складов,
- трудностей в организации доставки в связи с закрытием границ и внутренними ограничениями на всех участках транспортных маршрутов,
- вынужденного замедления процессов коммуникации с поставщиками,
- постоянно изменяющихся правил и ограничений на уровне стран и регионов.
Те, кто занимался закупкой и доставкой оборудования в этот период, серьезно нарастили собственные компетенции в решении нестандартных задач и в работе в изменяющихся условиях. Расширили географию поставщиков и партнеров среди транспортных компаний, увеличили складские запасы, научились работать со сложными маршрутами и сочетать несколько способов доставки для ускорения процессов и обхода действовавших препятствий. Сегодня эти практики помогают достаточно динамично решать задачи закупки и доставки в новых реалиях.
Тем, кто будет решать задачу закупки оборудования впервые, все эти нестандартные решения придется искать сегодня.
А что потом?
Одно из преимуществ ЕРС — один ответственный как за реализацию проекта качественно и в срок, так и за работу объекта после его запуска в эксплуатацию.
Важно понимать, что если закупку оборудования выполняет заказчик строительства самостоятельно, то вопрос выполнения гарантийных обязательств ему также придется самостоятельно решать с каждым поставщиком. Гарантия подрядчика не будет распространяться на исправность оборудования в составе объекта, а значит, собственнику предприятия предстоит самостоятельно работать с сервисными службами поставщика. Вопросы качественной технической коммуникации и требования к владению языком в этом случае так же актуальны, как и на стадии закупки.
В случае, если закупка оборудования выполняется подрядчиком, то любая неисправность — его зона ответственности, а взаимоотношения между вендором и подрядчиком по вопросам гарантии не потребуют участия клиента.
