en
Эл. почта: mail@1-engineer.ru
Центральный офис: Московская область, г. Химки ул. Ленинградская, стр. 25
Главная Статьи На стороне заказчика. Секреты успешного управления проектом

На стороне заказчика. Секреты успешного управления проектом

Дисциплина «Управление проектами» сегодня «в тренде», поэтому учебников и статей на эту тему множество. Правда, преимущественно адресованы они компаниям, которые, подобно «Первому инженеру», являются исполнителями. Ввиду структурных отличий между компаниями-исполнителями и предприятиями-заказчиками, применить в полной мере рекомендации авторов этих статей ответственным за проект со стороны заказчика возможно далеко не всегда.

Реализуемые проекты не являются основной деятельностью компании-заказчика, и в штате ее не предусмотрены специалисты, или тем более отделы, выполняющие исключительно функции, связанные с управлением проектами. Поэтому руководить проектами модернизации, реконструкции или расширения производства на действующих предприятиях приходится чаще всего штатным специалистам, основная компетенция и круг задач которых не связаны с проектным управлением, и делают это они почти всегда параллельно с выполнением своих прямых обязанностей. Времени на изучение всего массива информации по управлению проектами в такой ситуации просто нет, поэтому недостаток четких рекомендаций по организации работы на стороне компании-заказчика делает их непростую работу еще сложнее.

Именно для тех читателей, которым предстоит в ближайшее время стоять у руля проектов по строительству и реконструкции производственных мощностей и инженерной инфраструктуры на своих предприятиях, мы выделили список ключевых моментов, на которые им стоит обратить внимание в ходе планирования и реализации проекта.

Определяем цель и ограничения

Прежде всего, речь идет о желаемом результате и временных рамках. Звучит «очевидно», но формально относиться к данному этапу не стоит, поскольку именно сейчас важно убедиться, что все заинтересованные лица на вашем предприятии имеют однозначное понимание поставленной цели и предъявляют одинаковые требования к результату. Если это не так, то на старте разобраться с «конфликтом интересов» будет проще.

Помимо мнений заинтересованных сотрудников и подразделений стоит обязательно проверить, насколько поставленная цель отвечает средне- и долгосрочным планам развития производства. В противном случае вы рискуете тем, что выбранное решение будет иметь «срок годности» значительно меньший, чем срок окупаемости ваших инвестиций.

Собираем команду, распределяем ответственность и налаживаем коммуникации

Проектная команда нужна не только исполнителю, но и заказчику. Пусть даже она будет меньше по численности, а сотрудники будут выполнять функции, связанные с управлением проектом параллельно со своими основными обязанностями — при наличии в каждом из вовлеченных в проект подразделений ответственного за работу по проекту сотрудника процессы согласования и принятия решений будут происходить гораздо быстрее. И потребуют от вас контроля, а не полноценного вовлечения в процесс.

Минимальная необходимая численность команды — 2 человека: «владелец проекта», осуществляющий стратегическое руководство и решение принципиальных моментов, и «ответственный» за проект, отвечающий за тактическое управление и выступающий связующим звеном проектной команды и исполнителей. Объединять эти 2 роли не стоит, поскольку они предполагают решение задач разного уровня.

Определяем формат проекта

Выбор между реализацией в формате ЕРС* (или в более привычной в российской практике формулировке «под ключ»), ЕРСМ или самостоятельным руководством и координацией работы всех вовлечённых поставщиков и подрядчиков стоит делать, исходя из ваших временных ограничений, кадровых возможностей и опыта в реализации подобных проектов.

Важно понимать, что проект, который предприятие реализует самостоятельно, требует от внутреннего менеджера 100% вовлеченности в процесс, и быть готовым к тому, что своим основным задачам вы сможете уделять гораздо меньше времени.

Схема ЕРС сведет функции заказчика к согласованию и контролю процесса, за счет чего позволит минимизировать использование трудовых ресурсов заказчика в проекте. Кроме того, формат ЕРС предполагает полную ответственность исполнителя за результат, исполнение бюджета и сроков реализации проекта, а значит, ваши риски будут ниже (разумеется, при условии грамотного выбора исполнителя).

Выбираем исполнителя

Проблемы с поставщиками и подрядчиками могут самым негативным образом сказаться на сроках реализации и результате проекта. Поэтому правильный выбор исполнителей — обязательный залог успеха проекта.

В зависимости от выбранного формата проекта, у вас будет разное число контрагентов, а следовательно — совершенно разный объем задач, ответственность и риски.

Если ваш сценарий подразумевает самостоятельную реализацию проекта, то на этом этапе вам предстоит большая работа по выбору поставщиков основного и вспомогательного оборудования. Сравнивая предложения различных производителей, важно помнить, что низкая цена на старте не всегда оправдывает себя: реальную стоимость оборудования определяют расходы на протяжении всего срока эксплуатации, которые зависят от межремонтного цикла, стоимости ТО, численности персонала, задействованного в эксплуатации.

Выбирая ЕРC–подрядчика, прежде всего, определите для себя критерии выбора, исходя из круга и уровня поставленных задач. Составьте запрос, где подробно описан состав работ и требования к исполнителям, и запросите подробную информацию от претендентов. Обратите внимание на кадровый состав и опыт работы.

Для сложных проектов оправданно выбирать не только компанию, но и проектную команду, которая будет работать над вашим проектом. Запросите и изучите информацию об опыте предлагаемых к участию в проекте специалистов, и обязательно убедитесь, что менеджер компании-исполнителя, который будет вести ваш проект, отвечает вашим ожиданиям.

Управляем процессом и контролируем результат

Основа успеха здесь реалистичный график. Если сроки определены с учетом оптимистичных обещаний производителей и подрядчиков, а также не учитывают ваши и внутренние регламенты, скорость организационных процессов и условия работы на площадке, высока вероятность того, что вы выйдете из графика еще на стадии подписания контрактов и заказа оборудования.

В целом же, если на предыдущих этапах вы все сделали правильно, контролировать процесс будет не так уж сложно. Однако, непредвиденные ситуации случаются. Важный момент здесь — быть честным с самим собой и другими участниками проекта, если что-то идет не так. Пытаясь закрывать глаза на возникшие трудности, можно потерять время, когда ситуацию еще можно исправить.

В целом, при возникновении проблем подход «что делать» всегда гораздо эффективнее разбирательства «кто виноват».

Подробнее об особенностях проектов в форматах ЕРС и ЕРСМ мы писали в предыдущем выпуске журнала Клуб ПИ. Посмотреть статью на сайте.

Наталья Баклыгина
Директор по маркетингу компании «Первый инженер»
Московская область, г. Химки ул. Ленинградская, стр. 25
Эл. почта: mail@1-engineer.ru