«Будущее должно быть заложено в настоящем. Это называется планом. Без него ничто в мире не может быть хорошим» — писал еще в 18 веке немецкий философ Г. К. Лихтенберг. Но, вероятно, тогда и представить было нельзя, какую значимость обретет планирование через 200 лет. В мире многозадачности, масштабных строек и глобальных проектов то, как выстроен процесс «планирование-контроль-управление», определяет успешность любого бизнеса. В проектах, выполняемых на условиях ЕРС*, подразумевающих реализацию контракта включая весь спектр задач от разработки проекта до ввода строящегося объекта в эксплуатацию, планирование обретает особую значимость — ведь срок исполнения обязательств одно из ключевых условий такого контракта. Составление календарно-сетевого графика — обязанность исполнителя, но будем честны, далеко не все Подрядчики выполняют ее надлежащим образом. Каким требованиям должен соответствовать график, чтобы стать не просто формальностью, а реальным инструментом, позволяющим Заказчику понимать и контролировать ход реализации проекта, рассказываем сегодня.
Несмотря на то, что календарно-сетевое планирование давно признано эффективной моделью управления проектами, автору этой статьи на практике неоднократно встречались специалисты, считающие КСГ не более, чем красивой картинкой, и утверждавшие, что «ни один график никогда не выполняется», «график служит для того, чтобы его не выполнять», «график только мешает работать» и т.д. Правы они только в одном — практически не бывает графиков, которые выполнялись бы без каких-либо отклонений. Это никоим образом не снижает их ценности, но чтобы в условиях изменений график оставался вашим помощником, а не печальным напоминанием о невыполненных обязательствах, с графиком нужно постоянно работать — отслеживать выполнение, определять узкие места, критические задачи, актуализировать данные.
Не лишняя ли эта нагрузка — возразят специалисты-скептики? Чтобы ответить на этот вопрос, предлагаю заглянуть в историю и разобраться, когда и как появилось календарно-сетевое планирование.
Впервые сетевым планированием озаботились военные США в 50-х годах прошлого века, а в СССР оно получило развитие в 60-х годах. Специалисты старшего поколения, учившиеся в технических ВУЗах, помнят, как разрабатывать такие графики. Для его формирования было необходимо произвести множество вычислений, а графическая часть сложного проекта составляла в длину несколько метров. И будем честны, внесение изменений было не менее трудоемким процессом, поэтому далеко не всегда имело место на практике.
Сегодня для этих целей существует ряд программ, выполняющих вычисления и построение сетевого графика в виде диаграммы Ганта. Построенная с их помощью модель визуализирует последовательность, взаимозависимость, продолжительность задач, задействованные ресурсы и их загруженность, а также может (и должна!) быть использована для оперативного планирования и контроля реализации проекта.
Инструменты для создания КСГ
В настоящее время для составления разного рода графиков в большинстве своем используются три программы: MS Project, Primavera и всеми любимый Excel. Для разработки КСГ чаще всего используются MS Project и Primavera, которые обладают большими возможностями для осуществления этой задачи. В некоторых случаях Заказчики указывают в договоре определенную программу, в остальных — Исполнитель ориентируется на свои предпочтения.
Я не оцениваю эти программы с точки зрения IT–специалиста, однако имея опыт работы с обеими программами, как пользователь могу сказать, что обучаться проще MS Project, он интуитивно понятнее и ближе к офисным программам. Основам планирования MS Project молодые специалисты, владеющие офисными программами, обучаются за 1-2 дня. Что касается использования Excel, то для создания сетевых графиков он не предназначен, но весьма удобен как дополнительный инструмент и часто используется для составления небольших графиков, требующих математических расчетов, таких как графики движения рабочей силы, контроля оставшейся трудоемкости, оперативных суточно-месячных графиков.
Возможность использовать данные из Excel — преимущество MS Project, позволяющей выгружать данные в виде таблиц Excel, и наоборот данные таблиц Excel использовать при формировании графика в Microsoft Project. Далее в статье, говоря о программах, я буду иметь в виду Microsoft Project.
Требования к разработке КСГ
Теперь поговорим о требованиях к разработке КСГ. Знать их Заказчику проекта полезно для того, чтобы еще на стадии переговоров убедиться в компетенции претендентов.
Основные из них:
- Кроме знания программ специалист, работающий с графиками, должен представлять все этапы работ. В идеале составлять график должна команда «планировщик — технические специалисты разных направлений» и все подразделения, участвующие в реализации проекта, должны выдать свои локальные графики в рамках проекта (график проектирования, поставок, СМР, ПНР и прочие) для консолидации в КСГ.
- В график должны быть включены все работы, включая контрактацию, выплаты авансов, инженерные изыскания, проектирование, проведение экспертизы, поставку оборудования, строительно-монтажные и пусконаладочные работы, проведение необходимых испытаний, сдачу объекта в эксплуатацию, этапы ответственности Заказчика, смежников и другие события, влияющие на ход реализации проекта — в общем все то, из чего состоит жизненный цикл проекта. Каждая крупная задача, называемая суммарной, разбивается на более мелкие подзадачи.
- Для более широкого использования КСГ, такого как формирование оперативных месячных, месячно-суточных планов СМР, графиков поставки и проектирования, задачи необходимо привязывать к конкретным комплектам рабочей документации. Это позволит значительно облегчить идентификацию работ в различных графиках.
Уровни планирования
Заказчику следует понимать, что на разных этапах графики имеют разные уровни детализации, и не следует, к примеру, на начальной стадии реализации проекта требовать от Генподрядчика подробный график.
Как правило, КСГ делятся на несколько уровней, охарактеризовать которые можно следующим образом:
- 1-й уровень — недетализированный график, который содержит основные этапы и ключевые события, а также сроки их реализации. Основа этого графика закладывается, как правило, на этапе торгов и в дальнейшем служит основой для разработки графика второго уровня.
- График 2-го уровня, как правило, является приложением к договору между Заказчиком и Подрядчиком, который не требует особой детализации, а определяет последовательность реализации проекта и в целом определяет объем работ по проекту.
- 3-й уровень — график с более детальным описанием работ внутри этапа. Обычно в таком графике детализация работ происходит на уровне комплекта рабочей документации.
- 4-й уровень — это график с детализацией, позволяющей формировать на его основе месячные и суточно-месячные план-графики. График такого уровня, как правило, содержит объемы работ в одном из форматов: физические объемы, трудоемкость или стоимостные показатели. Формирование, отслеживание и актуализация такого графика более трудоемки, но зато сам он позволяет более точно контролировать ход работ.
Блок-схему создания графиков разного уровня с указанием подразделений, принимающих участие в их формировании, создаваемых на основании КСГ, можно увидеть на рисунке №1.
Блок-схема разработки комплексного сетевого графика
Рисунок 1. Блок-схема создания КСГ
Разбивка КСГ по уровням носит достаточно условный характер и зависит от количества доступных исходных данных на момент формирования графика. В случаях когда высока степень неопределенности в отношении проекта, мы в «Первом инженере» при планировании используем так называемый «Метод набегающей волны».
В этом случае работа, которую надо будет выполнить в первую очередь, подробно планируется с детальным раскрытием всех нюансов и особенностей. Работы же, которые будут проходить в следующих этапах, планируются с меньшей детализацией, но по мере выполнения предыдущих работ детализация увеличивается.
Наиболее эффективен данный метод при реализации следующих проектов:
- с высокой степенью неопределенности и недостатком прогнозной информации;
- с высокими рисками, высокой динамикой внешней и внутренней среды проекта;
- уникальные и впервые выполняемые работы.
Что можно создать, используя КСГ
На основе КСГ можно создавать план-графики для отдельных задач и этапов в рамках реализации проекта:
- график освоения финансирования,
- график движения рабочей силы,
- график контактации по СМР,
- график мобилизации субподрядчиков,
- график поставки материалов,
- график исполнения ключевых событий,
- график выполнения работ.
Каким бы хорошим не был бы Подрядчик оставлять его работу без контроля категорически нельзя — даже самый лучший исполнитель в силу разных обстоятельств может совершать промахи и недочеты. Поэтому если Заказчик поставил цель серьезно и на постоянной основе контролировать Подрядчиков, он должен требовать от них так называемые оперативные или краткосрочные планы. Умение формировать и использовать в своей работе такие планы говорит о компетентности Подрядчиков. Тем более Подрядчик, имея КСГ, может достаточно оперативно выполнять формирование месячных план-графиков простой выгрузкой данных из программ Microsoft Project или Primavera в виде таблиц Excel, предварительно отфильтрованных по интересующему нас месяцу. Такой месячный план формируется на весь объект вне зависимости от его сложности и размеров и включает работы всех субподрядных организаций, смежников и Заказчика. При необходимости такие планы можно формировать по каждому Субподрядчику индивидуально.
Управление графиком
Создание графика даже самого высокого уровня — это одна из самых простых задач в процессе управления проектом. Для того, чтобы график не стал всего лишь красочной картинкой, украшающей стены офисных помещений, а превратился в действующий и эффективный инструмент управления, нужно организовать работу по его отслеживанию, актуализации и разработке мероприятий по оптимизации.
Для этого необходимо:
- организовать сбор данных от всех участников процесса. Стоит признать, что на добровольных началах это сделать почти невозможно. Сбор и передача информации — это дополнительная работа и необходимость регулярно отчитываться о результатах (не всегда отличных), а потому, чтобы наладить процесс сбора информации, нужно максимально формализовать его. Для своих подразделений — разработать регламент, в котором прописан объем, периодичность и форма предоставления данных, и требовать неукоснительного его выполнения. В случае со сторонними участниками, прописывать эти требования в договорах субподряда и так же требовать неукоснительного их выполнения.
- используя эту информацию, регулярно вносить фактические данные в рабочий КСГ. Фактические данные часто отличаются от плановых (базовых) как в одну, так и в другую сторону. На основе фактических данных программа сама рассчитает отставание или опережение начатых или законченных задач, а также спрогнозирует изменение графика в целом.
Естественно, для этого нужно, чтобы сам график был составлен правильно, а взаимосвязи задач установлены корректно.
Главная цель отслеживания проекта — вовремя обнаружить отклонения фактических работ от запланированных. Для этого нужно собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта.
Чтобы такое сравнение было возможно, перед началом выполнения работ должен быть зафиксирован базовый план, с которым в дальнейшем будут сравниваться его актуальные состояния.
Базовые планы
Очень часто, если не сказать всегда, первоначальные планы в ходе реализации по разным, чаще всего объективным причинам претерпевают значительные изменения. Такие первоначальные планы называются базовыми. В ходе реализации проекта, особенно продолжительного, может появиться несколько базовых графиков: базовый, базовый 1, базовый 2 и т.д.
Базовый план является ориентиром и помогает руководителю проекта и Заказчику отследить отклонения в исполнении запланированных задач от первоначальных сроков. Если по каким-то причинам становится понятно, что добиться поставленных целей в обозначенные сроки и при заданном бюджете невозможно, то Подрядчик по согласованию с Заказчиком утверждает новый базовый план.
Базовые планы позволяют накапливать статистику, анализировать причины, приведшие к срыву сроков, и в дальнейшем учитывать возникшие отклонения при оценке рисков.
Ошибки при формировании и работе с КСГ
Как определить достоверность и точность КСГ, составленного вашим Подрядчиком? Проанализируйте представленный вашему вниманию график с позиций:
- Обоснованности сроков начала и длительности работ.
Хорошая практика — подкреплять данные расчетами с использованием трудоемкости работ и количества привлекаемых ресурсов. При невозможности проведения расчетов вам должна быть как минимум предоставлена информация по реализации объектов-аналогов. - Корректности определения взаимозависимостей между задачами или их отсутствия.
Особенно это актуально при формировании КСГ выше 2-го уровня детализации. Задавайте вопросы исполнителю и не стесняйтесь «сверять показания» разных специалистов.
В ходе реализации проекта настаивайте на своевременной актуализации данных с пояснением причин. Это поможет избежать необоснованного переноса сроков и даст возможность своевременной разработки мероприятий, направленных на ликвидацию отставания.
Совсем не обязательно, чтобы Заказчика информировали о всех деталях процесса, но крайне полезно на старте определить принципиальные этапы и контрольные точки, которые вы считаете нужным держать под контролем. Как правило, активный интерес Заказчика оказывает положительное влияние на актуализацию данных КСГ, а значит, вероятность упустить отдельные аспекты управления проектом из-под контроля будет ниже.
Подводя итог, поделюсь личным мнением. Отношение Подрядчика к вопросам планирования и контроля реализации проектов позволяет составить довольное четкое представление о компании. Те, кто «умеет управлять в ручном режиме» и кому «графики мешают работать», в большинстве случаев имеют опыт лишь в реализации проектов минимальной технической сложности. При работе с однотипными и простыми задачами компания действительно может обойтись без программных инструментов планирования и четко регламентированной системы контроля. Но на «большой воде» тем, у кого нет отлаженных процессов планирования, делать нечего. Слишком высоки риски, как для самой компании, так и для ее Заказчиков.
* EPC: E — Engineering (инжиниринг); P — Procurement (снабжение); C — Construction (строительство).
